29 % des collectivités françaises traitent encore une partie de leurs démarches via des formulaires papier, alors que des solutions numériques robustes existent déjà depuis des années. Pourtant, la dématérialisation avance, portée à la fois par des textes réglementaires précis et par la recherche d’efficacité à tous les étages des administrations locales.
Derrière cette évolution, des outils spécialisés comme Epsilon Scan.Tool s’imposent peu à peu dans le paysage. Leur mission : automatiser la gestion des dossiers et formulaires, tout en s’alignant sur les exigences réglementaires et les contraintes techniques du secteur public.
Pourquoi la numérisation des formulaires et dossiers devient essentielle pour les collectivités
Le passage au numérique transforme la gestion documentaire des collectivités. Avec Epsilon Scan.Tool, la numérisation des formulaires et dossiers n’est plus une idée lointaine mais une réalité concrète, déjà adoptée à Paris, Strasbourg et dans de nombreuses collectivités françaises et européennes. L’objectif ? Fluidifier les processus, fiabiliser la collecte des données et garantir la sécurité de leur accès.
Les équipes d’Epsilon Informatique ont conçu Epsilon Scan et Epsilon Scan Soft autour d’une technologie OCR performante. Cette reconnaissance optique de caractères ouvre de nouvelles perspectives : les documents deviennent éditables, simples à rechercher, et facilement intégrables dans un système de gestion électronique de documents (GED). Le traitement par lots accélère la cadence, réduisant la charge administrative. Quant à l’intégration du matériel Scancontrol Micro Epsilon, elle offre des mesures 3D précises et la génération de nuages de points, des outils précieux dès qu’il s’agit d’analyser finement des dossiers techniques.
Adopter l’espace numérique, c’est aussi renforcer la traçabilité des informations et faciliter le partage sécurisé entre services. Plusieurs initiatives collaboratives, telles que GERTRUDE, ZEFIR ou SolSTISS, portées par Epsilon et maintenues par ATOL CD ou AXYUS, incarnent cet élan collectif autour de la numérisation documentaire.
Voici ce que recherchent aujourd’hui les collectivités :
- Automatisation des processus, pour des délais de traitement raccourcis
- Interopérabilité avec les logiciels métiers déjà utilisés
- Sécurité et conformité RGPD, pour préserver les données des citoyens
La disponibilité de ces solutions sur le web simplifie la vie des utilisateurs : récupérer des renseignements précis ou piloter un projet de modernisation devient bien plus accessible. Chaque collectivité, selon ses besoins, peut respecter les cadres réglementaires tout en améliorant la qualité de service. Le numérique devient alors un levier d’agilité, pas une contrainte supplémentaire.
Comment Epsilon Scan.Tool facilite l’usage de l’ordinateur individuel au quotidien
Le virage numérique se traduit par des changements bien concrets sur le terrain. Avec Epsilon Scan.Tool, numériser formulaires et dossiers devient un geste quotidien, intuitif pour chaque agent. L’interface, pensée pour l’utilisateur, permet de lancer des traitements en lots, de prévisualiser, de corriger une page, ou de choisir le bon format d’export (PDF, JPEG, PNG, TIFF), sans jamais sortir de son environnement de travail habituel.
Derrière cette simplicité d’utilisation, la technologie OCR fait le travail : elle détecte les textes, rend les données éditables, accélère la recherche d’informations. Les fonctions de compression et d’édition documentaire optimisent l’archivage et soulagent les systèmes de stockage. Les collectivités apprécient la compatibilité de la solution avec leurs outils de gestion électronique de documents, gage d’intégration fluide et sans accroc.
Parmi les bénéfices concrets du passage à la numérisation, on retrouve :
- Réduction des coûts opérationnels grâce à l’automatisation
- Amélioration de la qualité documentaire via des outils de retouche intégrés
- Sécurité et conformité RGPD pour garantir la tranquillité des services
Les usages dépassent largement la sphère administrative. Un cabinet d’avocats à Strasbourg, un hôpital universitaire parisien, ou une PME industrielle régionale : tous utilisent les fonctionnalités avancées d’Epsilon Scan. D’un modèle extrait pour une étude à la gestion quotidienne des flux documentaires, la solution s’adapte. Résultat : la productivité grimpe, et chaque agent peut se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée plutôt que sur la manipulation fastidieuse de fichiers.
Le papier cède du terrain, l’efficacité gagne du terrain : la transformation numérique n’attend plus, et les collectivités qui s’en saisissent prennent une longueur d’avance.
